Как вести табель учёта рабочего времени в ПВЗ

Начните с разделения плана и факта

Не отмечайте фактический выход поверх исходного назначения. Если сотрудника заменили, сохраните оба события: первоначальный план и итог. Тогда при вопросе «почему сумма или число выходов изменились» не придётся вспоминать переписку за прошлый месяц.

Минимальная строка учёта

Для одной смены обычно достаточно даты, точки, времени или части дня, сотрудника по плану, сотрудника по факту, статуса и комментария к изменению. Для сети добавьте ответственного: это помогает быстро понять, кто подтвердил или поправил запись.

Статусы, которые стоит использовать

• Свободно. Потребность есть, но человек ещё не выбран.
• Ожидает ответа. Смена предложена, но подтверждения нет.
• Подтверждено. Сотрудник согласился на плановый выход.
• Нужна замена. Первоначальное назначение отменилось или стало недоступным.
• Факт подтверждён. Данные по выходу проверены для внутренней сверки.

Как закрывать период

В конце недели или месяца сначала посмотрите на смены без подтверждённого факта и на корректировки без комментариев. Затем согласуйте спорные позиции с сотрудниками. Только после этого имеет смысл собирать предварительную сумму по ставкам. Для чернового расчёта можно использовать калькулятор выплаты сотруднику ПВЗ.